Embora seja fácil manter contato com parentes por meio das redes sociais, nada substitui ver os parentes pessoalmente. Uma reunião de família é uma ótima maneira de se conectar, refletir e fazer novas memórias. Para começar a planejar sua reunião familiar, você precisará escolher uma data, local e local. Depois, você pode fazer os preparativos para o evento e coordenar os detalhes finais.
Degraus
Papel 1 de 4: Definir uma data
- 1 Comece a planejar com um ano de antecedência. Isso dará às pessoas tempo para fazer um orçamento para as despesas de viagem. Também será útil para famílias com crianças em idade escolar que precisam considerar os horários das férias escolares.
- Você também quer ter tempo suficiente para organizar o evento.
- 2 Defina parâmetros para quem você convidará. Por exemplo, você pode decidir limitar a lista de convidados aos primos de primeiro grau para uma reunião menor ou incluir primos de segundo e terceiro grau para um evento maior. Depois de decidir qual grau de relações incluir, planeje convidar todos que se enquadram nessa categoria.
- É melhor convidar a todos, mesmo que você não ache que eles comparecerão, para que ninguém se sinta excluído.
- Para se manter organizado, é útil criar uma lista de participantes em potencial e suas informações de contato.
- 3 Pesquise os participantes em potencial para avaliar o interesse. Isso o ajudará a ter uma ideia do tamanho do evento. Também será útil ao escolher um local centralmente situado para os participantes.
- A maneira mais fácil de fazer pesquisas com as pessoas é por meio de uma enquete online, para que as respostas sejam registradas automaticamente.
- 4 Defina o seu orçamento, verificando com quem deseja participar. O orçamento determinará o tipo de evento que você pode pagar. Você pode fornecer vários preços diferentes para que as pessoas tenham uma variedade de opções para escolher.
- Visto que as pessoas podem se sentir desconfortáveis em discutir dinheiro, você pode fazer isso por meio de uma enquete online anônima.
- 5 Decida quanto tempo a reunião vai durar. Para um evento anual ou se os membros da família se vêem com frequência, um evento de um dia ou fim de semana funciona melhor. Se os membros da família não os veem com frequência ou se as pessoas precisam viajar longas distâncias, pode fazer sentido planejar um evento mais longo.
- Lembre-se de reuniões mais longas exigirão mais espaço, para que as pessoas não se irritem.
- 6 Pesquise os possíveis participantes para selecionar uma data. Dê às pessoas a escolha de três datas possíveis. Lembre-se de que você não pode atender às necessidades de todos, então uma pesquisa é uma ferramenta imparcial para descobrir o que funciona para a maioria das pessoas.
- Uma enquete online é a maneira mais fácil de pesquisar as pessoas sobre datas.
Papel 2 de 4: Escolha de um local
- 1 Vá com uma reunião em casa para uma opção econômica. Isso permitirá que você economize dinheiro nas taxas de aluguel do local. Uma reunião em casa também oferece a opção de preparar uma refeição potluck para uma opção de comida de baixo custo.
- Uma reunião em casa funciona melhor para grupos menores, já que a maioria das casas tem uma quantidade limitada de espaço. Para um grupo maior, considere um evento ao estilo de casa aberta, onde as pessoas tendem a aparecer em horários diferentes.
- 2 Procure em resorts e cruzeiros com tudo incluído para menos planejamento. Além das refeições incluídas, há atividades programadas para crianças e adultos. No entanto, mantenha os orçamentos dos participantes em mente, porque um pacote com tudo incluído é a opção mais cara.
- Se um pacote com tudo incluído for muito caro, considere uma reunião realizada em um parque nacional ou acampamento. Isso permite que as pessoas escolham acomodações com base em seu orçamento e oferece muitas atividades.
- 3 Escolha um local central que agrade a todas as faixas etárias. Considere como os participantes estarão viajando e se você precisará estar convenientemente localizado em um aeroporto importante. Certifique-se de que o destino tenha uma variedade de atrações e atividades para famílias, casais e pessoas com mobilidade limitada.
- Se você realizar uma reunião em um destino de férias popular, as famílias podem estender sua estadia antes ou depois da reunião para férias econômicas.
- 4 Escolha um local acessível e interessante. Se você estiver planejando uma reunião em casa, considere fazer a reunião na casa de um membro da família que desempenhou um papel na história da família. Lembre-se de que alguns dos participantes podem ter dificuldade para caminhar longas distâncias ou subir escadas.
- Para uma reunião em casa que ninguém precisa hospedar, considere alugar uma casa por meio de um site de compartilhamento de casas. O aluguel de casas oferece vários quartos privativos, cozinhas e espaços comuns internos e externos.
- Os parques à beira de um lago ou oceano oferecem atividades terrestres e aquáticas que atraem crianças e adultos.
- 5 Faça um plano de backup para um local ao ar livre. Você deve estar preparado em caso de mau tempo. Se você estiver hospedando a reunião em um parque, pode haver pavilhões disponíveis para reserva.
- Você também deve planejar atividades para crianças dentro de casa, como jogos de tabuleiro ou materiais para artesanato.
Papel 3 de 4: Arranjos para o evento
- 1 Envie convites online ou por correio. Os convites devem incluir a data, hora, local e uma data RSVP e informações de contato. Também é útil incluir mapas, instruções de direção e opções de hospedagem para hóspedes de fora da cidade, se aplicável.
- Se houver atividades organizadas nas quais as pessoas precisem se inscrever com antecedência, inclua essas informações no convite.
- Você também pode solicitar fotos de família para exibição.
- 2 Delegue tarefas a voluntários. Embora possa ser tentador tentar lidar com tudo sozinho, é melhor ter ajuda. Considere designar pessoas para lidar com comida, entretenimento, rastrear RSVPs e fazer uma árvore genealógica ou exibição de fotos.
- Para uma reunião menor de 20 a 30 pessoas, alguns voluntários devem ser suficientes. Para um evento maior, aumente o número de voluntários de acordo.
- 3 Decida se você quer ter uma refeição especial ou servida. Um potluck é mais barato, mas pode ser difícil para hóspedes de fora da cidade. Alternativamente, um fornecedor pode cuidar de todos os arranjos, mas será mais caro.
- Uma refeição em estilo buffet é melhor para eventos caseiros e casuais ao ar livre.
- Se você estiver planejando um potluck, certifique-se de distribuir pratos e alimentos para cada família. Considere as especialidades das pessoas ou se há alguma receita de família favorita que você deseja incluir.
- Outra opção é fazer reserva em um restaurante que pode acomodar grandes grupos.
- 4 Escolha atividades e entretenimento. Para um local ao ar livre, você pode ter jogos como croquet, vôlei ou badminton. As atividades internas podem incluir projetos de artesanato e jogos de tabuleiro.
- É uma boa ideia ter uma sala silenciosa com TV e DVD player com entretenimento apropriado para crianças, caso as pessoas precisem de algum tempo.
- 5 Planeje sua decoração com base em seu local. Se você estiver tendo uma reunião casual ao ar livre, é melhor se limitar a itens simples como balões e serpentinas. Para uma reunião interna mais formal, você pode incluir itens como peças de centro e arranjos florais frescos.
- Monte um display com uma árvore genealógica ou fotos.
- Uma maneira fácil de exibir fotos é colá-las em uma cartolina com fita removível segura para fotos, que pode ser adquirida em lojas de materiais artesanais.
Papel 4 de 4: Detalhes finais de coordenação
- 1 Reserve instalações e equipamentos pelo menos dois meses antes. Se você estiver realizando um evento ao ar livre em um parque, pode ser necessário reservar campos de softball, quadras de vôlei ou churrasqueiras. Você também pode reservar equipamentos de aluguel, como pódio, microfone, mesas ou cadeiras.
- Verifique com os centros comunitários e igrejas locais se há mesas, cadeiras e outros equipamentos que você possa pedir emprestado ou alugar por um custo baixo.
- 2 Compre suprimentos para atividades e decorações. É melhor fazer isso com um mês de antecedência para que os itens encomendados online tenham tempo de chegar. Se você estiver fazendo uma refeição potluck, não se esqueça de louças e utensílios descartáveis.
- Para uma grande reunião, compre suprimentos em clubes de depósito, lojas de suprimentos para restaurantes e atacadistas para aproveitar as vantagens do preço a granel.
- Se várias pessoas estiverem comprando suprimentos, pode ser útil controlar as compras em uma planilha compartilhada ou documento semelhante.
- 3 Faça bolsas de boas-vindas com itens úteis para os participantes. Você pode comprar sacolas de lona baratas online e personalizá-las com decalques para camisetas. Inclua uma programação, mapas e brochuras para convidados de fora da cidade, uma lista de convidados com números de telefone e crachás.
- Se o seu orçamento permitir, você pode adicionar extras divertidos como camisetas personalizadas, garrafas de água recarregáveis e um presente temático ou regional com base no local da reunião.
- Para as crianças, inclua bugigangas da loja do dólar, como bolhas, bastões luminosos, ioiôs e adesivos.
- Para economizar dinheiro, compre itens no atacado ou peça um desconto por volume.
- 4 Confirme os acordos com os fornecedores duas semanas antes. Se estiver usando um fornecedor, você precisará fornecer uma contagem final de hóspedes. Você também deve verificar com o local e as locadoras.
- Você também pode verificar com uma prateleira de comida local ou cozinha de sopa para ver se eles aceitam uma doação de qualquer comida restante.
- 5 Monte e decore o local no dia da reunião. Pegue qualquer equipamento alugado e verifique se ele funciona. Você pode querer criar uma mesa de boas-vindas para dar as boas-vindas às pessoas no evento.
- Se aplicável, prepare os pagamentos finais e dicas para fornecedores, como fornecedores e garçons.
Comunidade Q&A
Procurar Adicionar nova pergunta- Pergunta Você pode passar a noite com seus parentes? A reunião pode ser uma festa do pijama? Uma reunião pode ser uma festa do pijama se os outros parentes concordarem com isso. Normalmente seria adequado para parentes mais jovens, mas se for para reviver um passatempo divertido, possivelmente alguns dos parentes mais velhos que são jovens no coração também podem gostar de participar.
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