Como Organizar um Hackathon

Um hackathon é tipicamente um evento de fim de semana, durante o qual programadores de computador e escritores de código se reúnem para resolver um problema de codificação ou programação. Hackathons também podem ocorrer fora da indústria de programação. A palavra recentemente adquiriu um significado mais amplo e agora inclui qualquer grupo de profissionais que se reúnem para resolver um problema comum em seu campo. Para organizar uma hackatona, primeiro estabeleça metas claras e alcançáveis, depois comece a convidar participantes, encontrar patrocinadores e providenciar um local, comida e transporte.

Degraus

Papel 1 de 3: Determinando o Foco e os Detalhes Principais

1. 1 Articule um objetivo claro para o hackathon. Para que seu hackathon seja um sucesso, você e todos os participantes precisam ter um objetivo claro do que está realmente sendo realizado. Hackathons são um valioso recurso de rede, mas a maioria tenta resolver um problema específico ou criar uma nova tecnologia. Por exemplo, o objetivo do seu hackathon pode ser:
   • Resolvendo um problema médico relacionado às mortes relacionadas à respiração em bebês.
   • Atendendo à necessidade de mais empresas iniciantes de alimentos.
2. 2 Encontre um local para o seu hackathon. Com um ou dois meses de antecedência, comece a providenciar um local físico para o evento. Certifique-se de que haja assentos adequados para os participantes do hackathon, bem como projetor, microfone e banheiros. Se você não tem patrocinadores e recursos financeiros limitados, pode precisar encontrar um local barato e local. Dependendo do tempo e dos recursos à disposição de sua empresa, considere locais como:
   • 2 ou 3 salas de conferências em um hotel local.
   • Espaço em um campus universitário.
   • Uma biblioteca pública próxima.
3. 3 Programe o hackathon para um fim de semana normalmente lento. Você terá uma melhor participação em seu evento se ele for agendado para um fim de semana, quando a maioria dos participantes estará livre. Isso significa que você deve evitar agendar o evento durante as férias de verão e inverno ou próximo aos feriados nacionais. Além disso, certifique-se de que seu hackathon não se sobreponha a conferências importantes em sua área.
   • Por exemplo, os fins de semana imediatamente antes e depois do Memorial Day (ou qualquer outro feriado importante) seriam escolhas ruins para a realização de uma hackatona.
4. 4 Recrute 1 ou mais patrocinadores para o seu evento. Pergunte em seu setor para encontrar pelo menos 1 patrocinador comercial. Os patrocinadores podem ajudar a cobrir os custos de grandes hackathons de várias maneiras: fornecendo um espaço para sediar o evento, fornecendo comida ou simplesmente fornecendo dinheiro. Em troca, as empresas patrocinadoras esperam algo em troca: talvez tempo para falar aos participantes do hackathon ou um estande para vender seus produtos.
   • Se o hackathon for um sucesso, seus patrocinadores provavelmente voltarão ano após ano. Se o hackathon continuar a expandir em tamanho, você pode recrutar patrocinadores adicionais.
5. 5 Contate os participantes em potencial com alguns meses de antecedência. Os organizadores do hackathon freqüentemente recrutam profissionais de diversos setores para o seu hackathon ou alcançam pessoas que eles ainda não conhecem. Nesse cenário, fale com os profissionais da área com bastante antecedência, para que tenham tempo de reorganizar suas agendas e fazer planos de viagem para participar do hackathon.
   • Por outro lado, se o hackathon for um evento obrigatório dentro de sua empresa ou negócio, você não precisa avisar com tanta antecedência. Informe os funcionários sobre o próximo hackathon com uma ou duas semanas de antecedência.
6. 6 Limite o número de participantes. Os hackathons populares podem rapidamente se tornar casos massivos. Para evitar um evento enorme e inchado, limite o número de participantes com antecedência. Se você limitar o número em 300 ou 400, terá participantes suficientes para preencher as várias sessões de hacking e treinamento, mas não tantos que o evento pareça fora de controle.
   • Uma regra prática útil é que todos os participantes do hackathon devem caber em uma única grande sala de reuniões ou ginásio.
   • Lembre-se de que, como a participação é puramente voluntária para a maioria dos hackathons, apenas cerca de 60% dos convidados realmente comparecerão.
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Papel 2 de 3: Planejando para Conforto e Conveniência

1. 1 Organize o transporte para os participantes do hackathon. Um método popular para trazer participantes para o local do hackathon é alugar um ônibus fretado. O ônibus pode passar por um estado ou 2 e pegar participantes em 6 ou 7 locais diferentes antes de levá-los ao local do hackathon.
   • Quando os participantes estiverem no local do hackathon, considere suas necessidades de transporte local. Por exemplo, se o hackathon for realizado em um hotel, fale com o concierge do hotel e veja se o hotel possui um serviço de transporte que pode transportar os participantes do hackathon pela cidade, se necessário.
2. 2 Peça comida mais do que suficiente para o hackathon. Para manter os participantes do evento felizes e produtivos, eles precisam estar bem alimentados. Planeje fazer um café da manhã leve quando os participantes chegarem todas as manhãs, e forneça um almoço completo por volta das 13h ou 14h. Pergunte aos participantes com antecedência sobre quaisquer restrições alimentares que você precisa acomodar.
   • O tipo de comida que você fornece depende do orçamento do hackathon. Se você estiver com pouco dinheiro, muitas pizzas e refrigerantes serão suficientes.
   • Se você tem um orçamento maior, pense em contratar uma empresa de catering ou restaurante local para fornecer 2 refeições saudáveis ​​por dia.
3. 3 Certifique-se de que o local tenha internet estável e conectividade elétrica. Fale com o gerente ou proprietário do local e confirme se seu Wi-Fi pode lidar com mais de 400 dispositivos acessando a internet simultaneamente. Confirme também se o local tem muitas tomadas para conectar laptops, telefones e tablets.
   • Lembre-se de que muitos participantes levarão 2 ou mais itens eletrônicos.
   • Idealmente, o local deve ter tomadas (ou filtros de linha) suficientes para que cada participante do hackathon tenha acesso a, em média, 1,5 tomadas.
4. 4 Planeje o entretenimento noturno se o orçamento do evento permitir. Se os principais eventos do hackathon terminam todos os dias às 17h ou 18h, programe algum tipo de entretenimento para ajudar os participantes a descontrair e relaxar. Convide uma banda cover local para se apresentar em uma noite ou alugue uma máquina de karaokê e configure-a na sala de conferências principal para uso dos convidados.
   • Mesmo um orçamento mínimo deve cobrir um pouco de entretenimento. Ligue para um bar local e pergunte se eles têm uma sala privada que algumas dezenas de participantes do hackathon poderiam alugar para a noite.
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Papel 3 de 3: Facilitando o Hackathon

1. 1 Divida os participantes em grupos eficazes. A maioria dos hackathons tem muitos grupos de 4 a 6 pessoas trabalhando juntos para resolver o problema apresentado pelo hackathon. Os grupos bem-sucedidos irão misturar especialistas no assunto (por exemplo, profissionais médicos, programadores profissionais ou gerentes de restaurante) com novatos (por exemplo, estudantes do ensino médio ou universitários e amadores interessados).
   • Evite permitir grupos compostos apenas por especialistas e apenas por recém-chegados, pois os recém-chegados irão se atrapalhar e lutar para encontrar maneiras de competir com os especialistas.
2. 2 Estabeleça regras claras para o hackathon. Os hackathons freqüentemente encorajam diferentes grupos de programadores (ou outros tipos de profissionais) a competir entre si. A equipe mais bem-sucedida geralmente recebe uma recompensa monetária ou um item de tecnologia, como um novo computador ou câmera. As regras geralmente incluem limites de tempo: por exemplo, os participantes podem estar trabalhando em vários intervalos de 60 minutos. Especifique também aos participantes que tipos de tecnologia eles podem ou não usar.
   • Por outro lado, se o objetivo do seu evento for colaborativo em vez de competitivo, uma estrutura elaborada de regras pode não ser necessária.
3. 3 Apresente algumas pequenas competições em vez de 1 grande competição. Ao multiplicar o número de competições apresentadas durante o hackathon, você também estará multiplicando o número de prêmios oferecidos e o número de chances de ganhar. Isso motivará os participantes do hackathon e atrairá participantes que, de outra forma, não estariam interessados.
   • Por exemplo, ofereça um pequeno prêmio para a melhor inovação usando um determinado tipo de tecnologia.
   • Obviamente, os prêmios para cada concurso serão menores e mais baratos do que se o hackathon tivesse apenas 1 prêmio geral.
4. 4 Anuncie prêmios com antecedência. Se o seu hackathon apresenta um concurso ou competição, informe os vários grupos no início do evento de quais itens eles estão competindo. Isso aumentará a motivação dos participantes, pois eles sabem o que vão disputar.
   • Por exemplo, se seu hackathon for patrocinado pela Dell, eles podem estar dispostos a doar um laptop de última geração como prêmio.
   • Ou, se você estiver hospedando um hackathon relacionado à educação, um dos prêmios pode ser uma assinatura de 2 anos de uma revista relacionada à educação.
5. 5 Dedique tempo a workshops de treinamento para recém-chegados. Alguns hackathons se concentram exclusivamente no desenvolvimento de novas tecnologias, enquanto outros incluem sessões de treinamento para novatos na área. Workshops de treinamento par 1 ou 2 especialistas com um grupo de 10-12 noviços. Os workshops devem se concentrar em tópicos específicos: por exemplo, desenvolver proficiência em uma linguagem de codificação específica.
   • As sessões de treinamento são especialmente comuns em hackathons no campo da tecnologia. Eles permitem que novos programadores, desenvolvedores e codificadores aprendam com profissionais de sucesso.
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Dicas

• Hackathons também podem ocorrer dentro de uma única empresa e reunir funcionários de todo o país para um fim de semana de trabalho, treinamento e colaboração.

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