Como configurar um evento de arrecadação de fundos

Quer você queira se envolver em ativismo ou precise arrecadar dinheiro para uma causa próxima a você, um evento de arrecadação de fundos é uma maneira divertida e eficaz de fazê-lo. Escolha uma causa e um tipo de evento e, em seguida, encontre um lugar para realizar o evento. Agende o evento e organize todos os suprimentos, serviços e equipe necessários para que você tenha toda a logística cuidada. Divulgue a arrecadação de fundos e venda ingressos para que as pessoas realmente venham. No dia do evento, certifique-se de preparar a arrecadação de fundos com bastante antecedência para garantir que tudo corra bem. Em breve, você estará arrecadando dinheiro para algo importante para você e ajudando outras pessoas!

Degraus

Papel 1 de 6: Escolha de um tipo de evento

1. 1 Defina a causa do seu evento de arrecadação de fundos. Escolha uma causa ou questão que seja importante para você se quiser arrecadar dinheiro para uma causa de caridade. Anote os motivos pelos quais deseja arrecadar dinheiro, se for uma causa pessoal, comoarrecadando dinheiro para sua equipe esportiva.
   • Por exemplo, você pode escolher arrecadar dinheiro para a luta contra o câncer, ocrise humanitária no Sudão, ou a batalha contra incêndios florestais na Austrália. Escolha apenas uma questão importante de cada vez para arrecadar fundos para evitar ficar sobrecarregado.
   • Se você não tem certeza para o que deseja arrecadar dinheiro, mas sabe que deseja se envolver com a arrecadação de fundos, tente conversar com organizações em sua comunidade. Abrigos para sem-teto, organizações de veteranos, escolas e bibliotecas geralmente precisam de financiamento, e você causará um impacto real ali mesmo em sua própria comunidade.
2. 2 Defina sua meta de arrecadação de fundos. Determine a quantidade de dinheiro que você quer arrecadar, que é a quantidade de dinheiro que resta depois de subtrair as despesas, calculando quanto você precisa ou deseja levantar para a causa. Ter esse número para trabalhar ajudará você a planejar o resto do evento.
   • Por exemplo, se você está arrecadando dinheiro para combater incêndios florestais na Austrália, você pode definir uma meta líquida de $ 10.000 para doar a instituições de caridade que ajudam essa causa. Isso significa que você deseja arrecadar $ 10.000 para a causa mais o suficiente para cobrir as despesas do evento de arrecadação de fundos.
   • Se você está arrecadando dinheiro para algo como uma equipe esportiva, pode calcular quanto dinheiro você precisa para coisas como novos equipamentos ou despesas de viagem para ajudá-lo a definir sua meta. Se você precisa de $ 1.000 para novas camisetas e $ 4.000 para viajar para um torneio, você deve definir uma meta líquida de $ 5.000.
   • É melhor ser totalmente transparente com seus doadores e apoiadores sobre para onde irá o dinheiro que você está levantando.
3. 3 Escolha um público-alvo com base em quem você acha que se preocupa com sua causa. Pense no propósito de seu evento de arrecadação de fundos e decida se ele será voltado para um público geral ou se terá como alvo um público mais específico, como amigos e familiares de membros de sua equipe esportiva, empresários ou pais. Isso ajudará você a escolher o tipo de evento e determinar quem e quantas pessoas convidar.
   • Por exemplo, uma grande causa de caridade, como arrecadar dinheiro para crianças no Sudão, pode ter um público-alvo grande e mais geral porque é uma questão mundial e não local.
   • Se você está arrecadando dinheiro para uma causa mais pessoal, como as contas do veterinário de um animal de estimação, faria mais sentido limitar o público à família, amigos e membros próximos da comunidade para quem a causa é mais relevante.
4. 4 Crie um orçamento. Faça uma lista de todas as coisas que você sabe que precisará gastar dinheiro no evento. Inclua coisas como equipe, espaço para eventos, alimentos e bebidas, convites, palestrantes ou artistas convidados e quaisquer outros itens ou serviços que custem dinheiro.
   • Se você ainda não sabe o preço exato de tudo que precisa pagar, tudo bem. Você pode fazer uma planilha com todas as despesas listadas e, em seguida, preenchê-la com os custos estimados de cada item conforme você continua planejando.
   • Você pode conseguir serviços, itens e até mesmo espaço para eventos doados por empresas ou organizações locais. Explique a eles que você está hospedando um evento de arrecadação de fundos para sua instituição de caridade e que eles podem ajudar uma causa nobre e obter exposição para seus negócios doando para o seu evento.
5. 5 Selecione que tipo de evento realizar com base em seu público e orçamento. Escolha algo tradicional, como uma lavagem de carros, um leilão silencioso ouum jantarse você não está se sentindo muito criativo. Experimente algo diferente, como uma corrida, uma luta de água ou um torneio de queimada, se quiser fazer algo mais original e divertido.
   • Por exemplo, se você está organizando uma arrecadação de fundos para beneficiar a banda da sua escola, pode abrir uma venda de bolos ou carnaval na escola.
   • Certifique-se de que o evento seja uma experiência divertida de participar. Você pode ter oradores convidados, uma banda, atividades após o jantar ou qualquer outra coisa que possa criar para manter os convidados entretidos e envolvidos. Seja criativo!
   • Quando você está debatendo ideias para o evento, pode escolher entre eventos baseados em serviços, como lavagens de carros, e eventos baseados em competição, como torneios esportivos.

   Dica : Lembre-se de considerar o propósito da arrecadação de fundos, seu orçamento e o público-alvo ao escolher o tipo de evento a ser organizado. Por exemplo, você não gostaria de fazer uma guerra de água se seu público-alvo fosse idoso.

6. 6 Encontre um local para realizar o evento. Procure grandes espaços para eventos internos, como escolas, vinícolas, restaurantes ou centros de conferências, se o seu evento for realizado no interior. Procure espaços ao ar livre, como parques ou campos esportivos, se você estiver hospedando um evento ao ar livre.
   • Você pode tentar descobrir onde outros eventos semelhantes foram realizados e perguntar sobre a disponibilidade desses lugares.
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Papel 2 de 6: Agendando a arrecadação de fundos

1. 1 Agende uma data e hora. Certifique-se de que o espaço em que deseja realizar a arrecadação de fundos esteja disponível no dia e horário desejados e reserve-o. Deixe tempo suficiente entre agora e a data do evento para que os convidados respondam, se aplicável.
   • Não agende seu evento nos mesmos dias que feriados importantes ou outros grandes eventos para evitar conflitos e maximizar o número de participantes.
2. 2 Passeie pelas instalações do local escolhido para planejar a configuração do evento. Certifique-se de que haja espaço adequado e descubra quais suprimentos estão disponíveis para uso, se houver. Faça um mapa do espaço e desenhe onde diferentes coisas acontecerão no dia do evento.
   • Por exemplo, se você estiver organizando uma arrecadação de fundos em um espaço para eventos como um centro de conferências, provavelmente haverá recursos como microfones, sistemas de som e outros aparelhos eletrônicos disponíveis para emprestar ou alugar.
   • Se você estiver realizando uma arrecadação de fundos ao ar livre, certifique-se de planejar onde estarão coisas como estacionamento e cabines de concessão.
3. 3 Notifique as autoridades competentes e preencha toda a papelada necessária. Pesquise online ou converse com outras pessoas que organizaram eventos de arrecadação de fundos em sua área para descobrir quais licenças são necessárias. Preencha toda a papelada necessária e pague todas as taxas para garantir que seu evento seja legal e evitar multas ou outros problemas.
   • Por exemplo, se você estiver realizando uma rifa, pode precisar falar com a autoridade de jogo. Se você está vendendo alimentos, pode ser necessário consultar o departamento de saúde.
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Papel 3 de 6: Organizando o Evento

1. 1 Compre todos os suprimentos necessários. Consulte sua lista de itens que você fez para seu orçamento. Compre o máximo de suprimentos que puder com antecedência e certifique-se de saber onde conseguir tudo o que você precisa comprar antes do evento.
   • Por exemplo, para um leilão silencioso, você precisará de coisas como mesas, pranchetas, papel, canetas e bens e serviços doados para o leilão.
   • Se você estiver fazendo uma refeição em seu evento, precisará de coisas como comida, bebidas, copos, pratos e talheres.

   Dica : Você pode alugar itens maiores que usará apenas uma vez, como mesas e cadeiras, de uma locadora de materiais para eventos.

   
   
   
2. 2 Reserve todos os serviços de que você precisa para o evento. Contrate qualquer equipe de que você precisa, como seguranças ou garçons. Agende serviço de alimentação, entretenimento e tudo o mais que você precisa para a arrecadação de fundos.
   • Por exemplo, se você quiser ter entretenimento ao vivo no evento, reserve uma banda com antecedência. Se você deseja controlar rigidamente a entrada, contrate um segurança para cuidar da porta da frente. Se você estiver servindo comida, reserve uma equipe de fornecedores para fornecer a comida e servir os hóspedes.
3. 3 Monte uma equipe de voluntários para trabalhar o evento. Converse com amigos, familiares, pessoas que você conhece que apóiam sua causa e pergunte se eles estão dispostos a ajudar na sua arrecadação de fundos. Reúna voluntários suficientes para ajudá-lo com as atividades pré-evento, bem como para ajudar a administrar o próprio evento.
   • O número de voluntários de que você precisa depende do tamanho do evento. Você pode fazer uma lista de todas as diferentes funções e responsabilidades para as quais deseja ajuda para decidir de quantos voluntários precisa.
4. 4 Delegue tarefas de liderança e outras responsabilidades para sua equipe de eventos. Depois de montar uma equipe, atribua tarefas aos membros da equipe e certifique-se de que todos entendam seu trabalho ou tarefa em particular. Incentive os membros da equipe a fazerem perguntas se não tiverem certeza de suas atribuições ou responsabilidades.
   • Por exemplo, se você estiver realizando um leilão silencioso, pode precisar de uma ou duas pessoas para ajudá-lo com o marketing e a venda de ingressos antes do evento. Então, você pode precisar de 1 pessoa para receber doações e lidar com o dinheiro no dia do evento, 1 pessoa para direcionar os convidados no estacionamento e 1 pessoa para conduzir os convidados aos seus lugares.
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Papel 4 de 6: Marketing da arrecadação de fundos

1. 1 Promova o evento de arrecadação de fundos online. Use a mídia social, e-mail e, possivelmente, um site para divulgar o evento. Crie páginas do evento no Facebook e Instagram para divulgá-lo.
   • Se você está apenas fazendo uma arrecadação de fundos única, pode não fazer sentido se esforçar para criar um site para o evento. No entanto, se você se vir jogando mais, vale a pena gastar tempo e esforço criando pelo menos um site básico que você pode usar como página de destino com informações sobre o evento.

   Dica : Peça a amigos, familiares e apoiadores de sua causa para promover o evento por meio de seus canais de mídia social. Você também pode tentar perguntar às empresas locais se elas estariam dispostas a promover o seu evento nas redes sociais.

2. 2 Envie emails para todos os seus contatos. Crie vários e-mails, incluindo um anúncio inicial e 2-3 e-mails de acompanhamento anunciando o evento, incluindo links para todos os canais de mídia social do evento e informações sobre como comprar ingressos, doar e comparecer. Envie esses emails para todos os seus contatos pessoais.
   • Você também pode pedir a seus amigos, familiares e apoiadores para encaminhar ou enviar cada e-mail para suas listas de contatos, bem como para espalhar a palavra para mais pessoas.
3. 3 Use a mídia tradicional para anunciar a arrecadação de fundos. Pegue um espaço publicitário em um jornal local se você puder pagar ou entre em contato com o departamento editorial para tentar obter a cobertura de notícias do evento. Entre em contato com estações de rádio e TV locais para ver se elas darão cobertura de notícias ao seu evento.
   • Você pode considerar outras formas de mídia tradicional, como pôsteres e folhetos, mas lembre-se de que esses métodos não são muito ecológicos. Use-os apenas se julgar absolutamente necessário divulgá-los.
4. 4 Pré-venda de ingressos para o evento. Use um site gratuito, como o EventBrite, para vender ingressos online. Pergunte às empresas locais se elas desejam ser pontos de venda de ingressos físicos e anuncie onde os ingressos estão disponíveis enquanto você anuncia o evento.
   • Você pode oferecer um desconto para “madrugadores” para incentivar as pessoas a comprar antecipadamente.
   • Você também pode oferecer um desconto de grupo para incentivar as pessoas a contar a seus amigos e fazer reservas em grupos maiores.
   • Considere um evento VIP de acesso antecipado. Por exemplo, se você estiver hospedando um leilão silencioso, poderá cobrar mais por ingressos VIP que permitem que os titulares entrem no leilão mais cedo e investiguem as mercadorias. Ou, se você estiver hospedando um show beneficente, você pode fazer um meet and greet pré-show para os VIPs.
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Papel 5 de 6: Preparando finanças

1. 1 Abra um conta bancária se for necessário em sua área. Em muitos estados dos EUA, por exemplo, você deve abrir uma conta bancária para sua instituição de caridade se quiser receber doações do público. Faça alguma pesquisa online para descobrir se isso é necessário onde você mora.
   • Coloque um nome na conta para ter certeza de que está claro para fins fiscais. Por exemplo, se você estiver arrecadando fundos para uma criança chamada Susan Baker, que está recebendo tratamentos para câncer, nomeie a conta como “Fundo de Doação de Susan Baker”.
2. 2 Pegue um cofre e troque se você planeja receber dinheiro e checar doações. Guarde o dinheiro e os cheques recebidos no cofre. Guarde os trocos também no cofre ou faça com que o responsável pelas doações guarde os trocos em uma pochete ou bolsa de dinheiro.
   • Se você for receber doações em cheque, imprima ou escreva uma placa grande e clara para que os doadores saibam a quem os cheques são devidos, para que você coloque em algum lugar visível durante o evento.
3. 3 Adquira o equipamento certo se quiser receber pagamentos com cartão de crédito. Adquira uma máquina de cartão de crédito ou um dispositivo de pagamento móvel, como o Square, que funciona com telefones celulares, se você deseja receber pagamentos com cartão.
   • Esteja ciente de que o Square tem taxas anexadas e as empresas de cartão de crédito recebem uma porcentagem de cada venda como pagamento.
   • Você também pode configurar uma conta do PayPal para ajudá-lo a receber doações.
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Papel 6 de 6: Configurando e executando o evento

1. 1 Comece a configuração um dia antes ou muito cedo no dia do evento. Sempre há falhas de última hora que causam atrasos, portanto, certifique-se de começar a se preparar bem antes do horário de início do evento. Pergunte se você pode montar o dia ou a noite antes do evento se for realizá-lo em um espaço coberto, ou chegar lá logo pela manhã para começar a preparar no dia do evento para garantir que tudo corra bem.
   • Tente conseguir uma equipe de voluntários para ajudar na configuração perguntando a amigos, familiares e grandes apoiadores de sua causa se eles estão dispostos a ajudá-lo na configuração.
2. 2 Faça uma corrida prática do evento com qualquer equipe do evento após a configuração. Certifique-se de que todos saibam onde devem estar durante o evento e quais são suas responsabilidades. Isso garantirá que o evento ocorra sem problemas e que não haja confusão entre os ajudantes.
   • Por exemplo, se houver estacionamento no evento, peça a um de seus ajudantes que pratique o direcionamento do tráfego imaginário. Se alguém vai sentar os convidados, peça-lhes que ensaiem como farão isso.
3. 3 Forneça instruções claras para os convidados. Certifique-se de que os participantes saibam exatamente aonde ir e qual é a função de cada espaço. Crie placas ou apostilas com detalhes sobre o evento, como uma linha do tempo e um mapa.
   • Por exemplo, se você estiver realizando um leilão silencioso, faça grandes cartazes especificando onde os lances podem ser feitos, onde as pessoas vão pagar e qualquer outra informação necessária.

   Dica : Se você precisar fornecer instruções verbais durante o evento, certifique-se de instalar um sistema de som e um microfone e testá-los antes da chegada dos convidados.

4. 4 Coloque alguém encarregado de receber e lidar com as doações. Monte uma mesa de doações e designe um voluntário para ocupar a mesa o tempo todo para coletar as doações e lidar com o dinheiro. Forneça-lhes um cofre para dinheiro e cheques, bem como o equipamento necessário para receber quaisquer outras formas de pagamento, como máquina de cartão de crédito ou sistema Square.
   • Certifique-se de ter alguém vigiando a tabela de dinheiro e doações o tempo todo. Se o responsável principal precisar se levantar e ir ao banheiro ou algo assim, certifique-se de que alguém o substitua temporariamente.
5. 5 Interaja com os convidados durante o evento. Seja positivo e enérgico. Pergunte aos convidados se eles estão se divertindo e se têm algum feedback. Deixe-os saber o quanto você é grato por sua presença e generosidade.
   • Pense também em maneiras de engajar os visitantes online. Por exemplo, você pode criar uma hashtag para o evento e pedir aos convidados que compartilhem suas experiências nas redes sociais com a hashtag. Você também pode criar um filtro de eventos no Instagram e fazer com que os convidados façam upload de fotos usando o filtro enquanto estiverem presentes.
6. 6 Envie agradecimentos aos apoiadores e convidados após o término do evento. Publique mensagens gerais de gratidão aos apoiadores, doadores, voluntários e convidados nas redes sociais assim que o evento terminar. Envie agradecimentos personalizados por e-mail para qualquer pessoa com as informações de contato por 1 a 2 dias após o evento.
   • Certifique-se de incluir informações sobre quanto dinheiro você conseguiu arrecadar e lembre a todos para onde o dinheiro irá.
   • Forneça qualquer informação relevante sobre como as pessoas podem continuar a apoiar a causa. Por exemplo, links para instituições de caridade que recebem doações contínuas para algo como a fome no mundo.
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Comunidade Q&A

• Pergunta Como faço para promover minha arrecadação de fundos?Rob Wu
  O especialista em arrecadação de fundos digital e crowdfunding Rob Wu é o CEO da CauseVox, uma plataforma de arrecadação de fundos digital projetada para organizações sem fins lucrativos. CauseVox trabalha para ajudar os benfeitores a arrecadar mais dinheiro com menos esforço. Rob arrecadou mais de US $ 200.000 para seus próprios projetos de crowdfunding sem fins lucrativos e seu trabalho foi reconhecido pela CNN, Christian Science Monitor e Wall Street Journal.Rob WuResposta de especialista em captação de recursos digital e crowdfunding Envie e-mails para pessoas que você conhece e doadores em potencial que explicam o que você está tentando alcançar.
• Pergunta Você pode ser muito jovem para hospedar uma campanha de arrecadação de fundos? Tenho menos de 13 anos. Você pode precisar da ajuda de um adulto, mas nunca é jovem demais para fazer uma arrecadação de fundos. Minha filha fez um quando tinha 8 anos.
• Pergunta O que devo escrever nos folhetos? Você deve escrever apenas pontos-chave que chamam a atenção, como o nome dos eventos e o que será oferecido (Jogos! Sorteios! Comida!) Etc. Certifique-se de incluir o nome de quem é o evento e o nome de quem está executando. Possivelmente inclua patrocinadores.
• Pergunta Onde posso realizar um evento de arrecadação de fundos? Algumas opções são uma academia local, parque, igreja ou centro comunitário.
• Pergunta Vender comida é uma boa ideia para um evento de arrecadação de fundos? Sim, e muitas organizações levantaram os fundos necessários por meio de coisas como vendas de bolos.
• Pergunta Como posso encontrar alguém que seja um bom planejador de arrecadação de fundos para planejar um para mim? A Internet geralmente é um bom lugar para começar. Certifique-se de verificar e certificar-se de que quem você está olhando tem um histórico estabelecido como um bom planejador. Sinta-se à vontade para fazer uma pesquisa rápida no Google sobre qualquer coisa que encontrar. Procure coisas como depoimentos e avaliações de clientes, se puder. Lembre-se de que os caras menores e menos conhecidos às vezes são tão bons, então você pode tentar arriscar.
• Pergunta Posso realizar um evento de arrecadação de fundos do lado de fora? Eventos externos são uma ótima ideia, desde que o tempo esteja bom e você seja o dono da propriedade. Se estiver em uma propriedade que você não possui, você precisará da permissão do proprietário do terreno antes de prosseguir.
• Pergunta Eu preciso de algum documento legal para organizar um evento de arrecadação de fundos? Depende dos eventos específicos que acontecerão na arrecadação de fundos. Por exemplo, se você está realizando uma rifa ou vendendo ingressos 50/50, deve verificar com as autoridades locais de jogos. Além disso, se você estiver servindo ou vendendo bebidas alcoólicas, deve procurar uma licença para bebidas alcoólicas.
• Pergunta Como devem ser as decorações para uma rifa? Você pode colocar cartazes, cartazes e outras formas de propaganda no estande em que está vendendo os ingressos da rifa. Use muitas cores e, se possível, exiba os prêmios.
• Pergunta Posso contratar dançarinos, músicos e artistas para meu projeto de arrecadação de fundos? Sim. Você deve ter certeza de que os artistas são adequados para o seu evento, e certifique-se de ter seu pagamento e todos os materiais, suprimentos ou equipamentos necessários. Você pode até encontrar alguns artistas dispostos a doar seu tempo para a sua causa.