Uma reserva de 10 ou mais quartos de hotel conta como um “bloco”. As reservas em bloco são úteis para casamentos e outros grandes eventos onde muitas pessoas estarão viajando de fora da cidade. Para criar seu bloco, você deve definir o número de quartos necessários, bem como as datas de reserva. Em seguida, ligue para os hotéis que você escolheu e discuta os termos da reserva. Quando tudo estiver organizado, envie todos os detalhes aos seus convidados para que eles possam fazer suas reservas. Seus convidados provavelmente vão agradecer por economizar dinheiro e tempo fazendo arranjos em blocos.
Passos
Parte 1 de 3: Coletando seus detalhes de reserva
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1 Determine de quantos quartos você precisa. Verifique sua lista de convidados ou participantes e conte quantas pessoas o farão viajando de fora da cidade. Estime que cada uma dessas pessoas precisará de um quarto separado. Se você vir uma família em sua lista, tente adivinhar de quantos quartos eles precisam. É ainda melhor se você puder dividir quantos quartos com cama de solteiro, cama de casal, queen, king ou outro tipo de quartos de que você precisa. -
dois Conheça as datas da sua reserva. Antes de começar a pesquisar ou entrar em contato com as tarifas, pense em quanto tempo seus viajantes precisarão ficar em um hotel. Geralmente é melhor reservar um bloco de quartos que cubra as primeiras chegadas às últimas partidas. Esteja ciente de que os hotéis são geralmente mais hesitantes em permitir bloqueios de quartos em uma única noite de fim de semana.- Por exemplo, se seu casamento for em um sábado, provavelmente você precisará reservar quartos de quinta a segunda-feira.
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3 Escolha vários hotéis com preços variados. Depois de ter uma ideia sobre as tarifas individuais, restrinja as opções de hotéis a apenas 2 ou 3 opções. Tente pensar sobre seus convidados e suas limitações de orçamento ou preferências pessoais. Selecione hotéis que os tornem confortáveis e com preços acessíveis. Propaganda
Parte dois de 3: Fazendo a reserva
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1 Ligue para os hotéis selecionados para discutir as taxas de quarto em bloco. Agora que você tem uma tarifa básica em sua cabeça, entre em contato com os hotéis que escolheu novamente. Desta vez, converse com eles sobre a reserva de um bloco de quartos para as datas pretendidas. O agente de reservas confirmará se eles têm o número solicitado de quartos disponíveis. Em seguida, compare cuidadosamente o preço do bloco com o preço do quarto individual anterior.- Se o preço do bloco for muito alto, informe o agente sobre sua pesquisa anterior e solicite uma tarifa mais baixa. Seja educado, mas não concorde com nada até que esteja satisfeito com a taxa citada.
- Você deseja iniciar o processo de reserva em algum lugar de 3 a 8 meses antes do seu evento. Isso dá aos seus convidados e ao hotel tempo suficiente para fazer os preparativos.
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dois Informe-se sobre quaisquer regras ou restrições de bloqueio de sala. Quando você estiver falando com o agente de reservas, peça-lhes para explicarem todas e quaisquer regras relacionadas ao bloqueio do seu quarto. Em alguns casos, os hotéis podem cobrar taxas extras por certas comodidades ou para check-ins tardios. Veja se você precisa fazer um depósito para garantir a reserva. Pergunte se um determinado número de quartos deve ser reservado com antecedência para manter o bloco.- Você também vai querer verificar novamente se seus convidados serão capazes de fazer suas próprias reservas de quarto. Pergunte se há um código específico que eles precisam usar ou se eles precisam ligar para um número de hotel específico.
- Para manter o bloco, os hotéis geralmente exigem que 80% dos quartos do bloco sejam reservados em um prazo pré-estabelecido.
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3 Solicite um quarto de cortesia. Muitos hotéis oferecem ao organizador de um evento uma sala gratuita. Eles irão ‘compensar’ o quarto durante toda ou pelo menos parte da sua estadia. Isso é ainda mais provável se você for o noivo ou a noiva reservando quartos para o seu casamento. Se o hotel não puder compensar o seu quarto, pergunte quais vantagens eles podem lhe oferecer em troca da reserva.- Por exemplo, um hotel pode oferecer um upgrade gratuito para seu quarto ou vouchers para o restaurante do hotel.
Parte 3 de 3: Aderindo à Data de Corte
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1 Escolha uma data limite para a reserva. Os hotéis geralmente exigem que você escolha uma data de 2 a 3 semanas antes de seu evento para servir como limite para reservas de bloco. Isso permite que o hotel libere os quartos não reservados para que outras pessoas reservem. Selecione uma data que dará aos seus convidados tempo suficiente para fazer a escolha do hotel. Em seguida, divulgue a data limite e avise seus convidados de que eles provavelmente precisarão pagar o preço total se perderem. -
dois Informe seus convidados sobre o bloqueio de quartos o mais rápido possível. Coloque todas as informações da reserva no site do evento. Envie um e-mail com os detalhes. Ligue para as pessoas pessoalmente e conte-lhes sobre a reserva. Para um casamento, envie um cartão de reserva junto com seu convite. -
3 Mantenha contato com seus hotéis conforme o evento se aproxima. A cada semana, aproximadamente, ligue para os hotéis escolhidos para ver como o quarteirão está enchendo. Se o prazo está se aproximando e o bloco ainda está vazio, pode ser necessário enviar um lembrete extra para seus convidados. Um simples e-mail em massa lembrando a todos para reservar até um determinado prazo geralmente resolve.- Muitos hotéis também fornecem uma lista específica de quem reservou no bloco, mediante solicitação.
Comunidade Q&A
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Dicas
- Verifique se o seu hotel oferece serviço de transporte. Esta é uma comodidade que os seus convidados poderão apreciar se o evento ocorrer relativamente perto do hotel.
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Avisos
- Saiba quais são os horários de check-in e check-out e repasse essas informações aos seus convidados.